+31 6 81712964

info@acdocu.nl

Diensten

Document controle

Document controle is het beheren van documenten zodat deze op een hoger niveau van beschikbaarheid, betrouwbaarheid, versiebeheer, zichtbaarheid en veiligheid terecht komen. Veel bedrijven zijn van mening dat de documenten controle stopt als ze een daarvoor bestemde applicatie hebben. Echter is die applicatie pas het begin. Vanuit hier kan pas worden gewerkt om de document controle te implementeren en te onderhouden binnen een organisatie.

 

Project document controle

Project document control is het beheren en beheersen van de tijdelijke documentstroom, tijdens een project. Projecten hebben te maken met een grote documentenstroom vanuit verschillende bronnen in een relatief korte periode. Om deze stroom te kunnen beheren en beheersen dienen er een aantal primaire zaken te worden gedaan;
– Als basis is een documentatieplan belangrijk, hierin staat hoe er binnen het project met de documenten moet worden omgegaan.
– Er is een handleiding ontwikkeld voor derden waarin wordt aangegeven hoe de documentatie aangeleverd dient te worden.
– Een datum of periode afspreken om de te ontvangen documenten binnen te hebben.
– Duidelijk hebben wat de uiteindelijke overdracht van de klant met alle documenten moet zijn.

 

Digitaliseren

Uw organisatie heeft een mooie applicatie aangeschaft voor alle documentatie, hierdoor heeft u alles in huis om de ´nieuwe´ documenten te digitaliseren. Enkel is er in de meeste gevallen ook nog het papieren archief. ACDocumentcontrol biedt u hulp bij het digitaliseren van de papieren archief naar het digitale archief.

 

Versiebeheer

Versiebeheer is handig wanneer een document regelmatig wordt aangepast. Lezers van het document willen dan weten of er een aanpassing in het document is aangebracht, welke dat is en door wie het is aangebracht. Lezers kunnen actuele versies met vorige versies van documenten vergelijken en deze (indien voldoende rechten) herstellen door bijvoorbeeld het ‘terugzetten’ van een vorige versie. Enkele voordelen van het gebruik van versiebeheer is dat er geen noodzaak is om oudere versies als afzonderlijke documenten te bewaren, waardoor er minder snel misverstanden zullen ontstaan over wat nu de actuele versie is. Bovendien kost versiebeheer minder opslagruimte dan het opslaan van de afzonderlijke documenten.